Erstes Büro einrichten für kleine Unternehmen & Selbstständige

Das erste eigene Büro ist ein Meilenstein für jedes Unternehmen. Doch so freudig dieses Ereignis auch ist, gibt es Herausforderungen, die es zu meistern gilt. Besonders für kleine Unternehmen und Selbstständige ist eine gute Planung entscheidend, damit das Büro nicht nur hübsch aussieht, sondern auch funktional ist und nicht viel Geld kostet. Wie man ein Büro einrichten kann, damit es nicht nur professionell wirkt, sondern auch eine produktive Arbeitsatmosphäre schafft, und wie man gängige Fehler vermeiden kann, erfährst du in diesem Artikel.

Raum kennenlernen & Grundlagen schaffen

Als Erstes sollte man sich wie immer einen Überblick verschaffen: Dazu gehört zunächst, sich mit dem Grundriss und den Beschaffenheiten der Räume vertraut zu machen. Dafür sollte man die Räume genau ausmessen und sich notieren, wo Fenster, Türen, Heizkörper, Steckdosen und Netzwerkports vorhanden sind. Erst wenn die Maße und Besonderheiten feststehen, kann man passende Büromöbel auswählen – zum Beispiel aus dem Sortiment von Bikkom.

Auch auf Lichtverhältnisse und Geräuschkulissen sollte man achten. Es macht beispielsweise mehr Sinn, einen Aufenthaltsraum an der lauten Seitenstraße zu platzieren als einen Arbeitsplatz. Auch bestimmte räumliche Besonderheiten wie Dachschrägen, Nischen oder Säulen sollte man sich notieren.

Als Nächstes sollte man die grundlegenden Bereiche festlegen, dazu gehören beispielsweise Arbeitsplätze, aber auch Zonen für Besprechungen, den Empfang, Pausen oder auch ein Wartebereich. Auch an Stauraum bzw. ein Lager sowie ein Bereich für den Drucker, Scanner und Co. sollte mitbedacht werden. Mit diesen Infos fertigt man sich am besten eine Skizze bzw. einen schematischen Grundriss an und markiert die verschiedenen Zonen farblich.

Anzahl und Art der Arbeitsplätze

Das Wichtigste zuerst: die Arbeitsplätze. Bevor man sich an das Kaufen von Büromöbeln macht, sollte man sich erst mal genau überlegen, wie viele Arbeitsplätze man aktuell wirklich benötigt. Außerdem ist beim Büro Einrichten die Frage wichtig, welcher Art diese Arbeitsplätze sein sollen. Soll jeder Angestellte einen zugewiesenen Arbeitsplatz bekommen oder möchte man lieber flexible Arbeitsplätze zur Verfügung stellen? Wie sieht es mit Steharbeitsplätzen aus und wie viel Fläche und Stauraum brauchen die verschiedenen Arbeitstätigkeiten? Zusätzlich sollte man außerdem die Anzahl der benötigten Steckdosen und Datenanschlüsse/WLAN-Verfügbarkeit in die Überlegungen mit einbeziehen.

Empfangs- und Wartebereich: Ja oder Nein?

Der erste Eindruck entscheidet, und das ist im Fall eines Büros der Empfangsbereich. Diesen sehen Besucher und potenzielle neue Angestellte zuerst. Deswegen ist es besonders wichtig, dass dieser einladend ist. Dennoch ist hier auch die Effizienz wichtig: Ein großer Empfangs- und Wartebereich ist nicht notwendig, wenn man so gut wie keinen Besuch empfängt. Deswegen sollte man das Besuchsaufkommen realistisch einschätzen und dementsprechend planen.

Wenn man regelmäßig Kunden und Patienten empfängt, sollte man über einen Empfangstresen nachdenken, wer dagegen nur selten Menschen empfangen muss, braucht meistens nur eine kleine Begrüßungszone. So oder so ist es sinnvoll, eine Sitzmöglichkeit für wartende Gäste bereitzustellen und diese am besten auch gleich mit Werbematerial auszustatten. Wenn man den Besuchern häufig Unterlagen oder Formulare mitgibt, sollte man an dem Empfangstresen oder der Begrüßungszone einen Ort haben, an dem diese gelagert werden. Dies vereinfacht die Arbeitsprozesse.

Wer eine größere Anzahl an Besuchern erwartet, sollte beim Büro Einrichten auch über einen Warteraum nachdenken. Gerade wenn man davon ausgeht, dass es zu Wartezeiten kommen kann, sollte man unbedingt einen einladenden, separaten Warteraum zur Verfügung stellen. Die Stühle sollten hierfür bequem, aber pflegeleicht sein. Kleine Beistelltische und Ablageflächen sind praktisch, und man kann Zeitschriften, Werbematerialien oder Kinderspielzeug auf ihnen platzieren. Das macht das Warten für die Besucher noch angenehmer.

Büro einrichten: Kaffee- & Pausenbereich nicht vergessen

Wer arbeitet, braucht auch Pause, und wer einen Arbeitsplatz hat, braucht folglich auch einen Bereich, um Pause zu machen. Auch bei der Größe des Pausenbereichs muss man die Personenzahl berücksichtigen. Aber auch die Pausenzeiten sind wichtig. Gibt es eine offizielle Mittagspause, bei der alle Angestellten gleichzeitig die Küche nutzen? Dann muss diese vom Platz und auch von den vorhandenen Küchengeräten darauf ausgelegt sein. Wenn es versetzte Pausen gibt, braucht man weniger Platz. Was man aber nicht unterschätzen darf, sind kleine Kaffeepausen, bei denen dann doch wieder die meisten anwesenden Angestellten sich im Pausenraum versammeln und nicht nur Kaffee trinken, sondern auch netzwerken.

Generell sollte man gerade in der Kantine auf leicht abwischbare und pflegeleichte, aber auch robuste Möbel setzen. An Küchengeräten braucht es meist eine Kaffeemaschine, einen Kühlschrank und eine Mikrowelle. Bei der Auswahl der Geräte sollte man nicht nur auf den Preis, sondern auch auf die Lautstärke achten, damit die Pause der einen nicht die Arbeit der anderen stört. Außerdem ist es wichtig, eine Möglichkeit für eine ausreichende Mülltrennung zu schaffen.

Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung

Jetzt geht es ans Eingemachte: ergonomische Arbeitsplätze. Wenn das Budget es ermöglicht, sind höhenverstellbare Schreibtische eine sinnvolle Investition. Man kann sie flexibel an unterschiedliche Körpergrößen anpassen und – je nach Modell – auch als Stehtisch nutzen. Bei Stühlen sollte man unbedingt Modelle wählen, die man vorher testen kann.

Auch die richtige Monitorhöhe und ein angemessener Abstand zwischen Bildschirm und Augen sind wichtig, damit Nacken und Augen nicht unnötig belastet werden. Apropos Augen: Eine gut ausgerichtete Arbeitsplatzbeleuchtung schützt die Augen und sorgt dafür, dass man auch an langen Tagen entspannt und konzentriert bleibt.

Für mehr Ordnung sorgen PC-Halterungen, die das Gerät vom Boden holen und Kabel sauber führen. Je nach Bedarf können Fußstützen oder eine ergonomische Maus deinen Angestellten zusätzlichen Komfort bieten.

Typische Fehler & wie man sie vermeidet

Mit ein wenig Aufmerksamkeit lassen sich typische Fehler beim Büro Einrichten leicht vermeiden. Einer der Klassiker sind Stühle, die zwar toll aussehen, aber im Alltag schnell unbequem werden und Rückenschmerzen verursachen. Gerade hier lohnt es sich, Modelle auszuprobieren oder einen Probestuhl anzufordern. Man sollte sich außerdem vor Augen halten, dass viel wichtiger als das Design die Möglichkeit ist, Rückenlehne, Sitzhöhe und Armlehnen individuell einstellen zu können.

Platz- und Wachstumsbedarf unterschätzt

Häufig kommt es auch zu Platzproblemen. Gerade in einem aufstrebenden Unternehmen sollte man auch Platz zum Wachsen mit einplanen. Daher ist es sinnvoll, ein bis drei zusätzliche Arbeitsplätze mitzudenken oder zumindest Flächen entsprechend flexibel zu gestalten. Ähnlich oft wird die Lagerfläche unterschätzt. Vor allem bei Dienstleistern, die mit Mustern, Druckmaterial oder großen Unterlagen arbeiten, sollte genügend Stauraum eingeplant werden. Nur so gelingt es einem auch, Ordnung zu halten und Muster und Unterlagen bei Bedarf schnell bereit zu haben.

Licht und Akustik nicht berücksichtigen

Auch bei Licht und Akustik entstehen schnell Probleme, wenn man sie beim Büro Einrichten zu spät berücksichtigt. Falsches oder zu schwaches Licht kann schnell zu Ermüdung und Kopfschmerzen führen. Optimal ist eine Mischung aus gleichmäßiger Allgemeinbeleuchtung und gezieltem Arbeitslicht, idealerweise in neutralweißer Lichtfarbe, um die 4000 Kelvin. Schattenzonen sollte man dagegen vermeiden und Monitore so ausrichten, dass Tageslicht nicht blendet.

Die Akustik wird besonders in offenen Büros gern übersehen. Ohne schallabsorbierende Elemente entsteht schnell ein Geräuschpegel, der die Konzentration beeinträchtigt. Dagegen können Teppiche, Akustikpaneele, schwere Vorhänge oder auch einfach gut gefüllte Regale helfen, den Raum ruhiger zu gestalten. Zusätzlich lohnt sich ein Blick auf die Positionierung der Arbeitsplätze: Drucker, Kaffeemaschinen oder Eingänge sollten nicht direkt neben Schreibtischen stehen.

Kabelmanagement und Steckdosen

Das Kabelmanagement gehört zu den Bereichen, die oft erst im Nachhinein auffallen, weil es zu Problemen kommt. Zu wenige Steckdosen oder fehlende Netzwerkanschlüsse lassen sich zwar nachrüsten, aber das wird schnell teuer und unordentlich. Deshalb ist es sinnvoll, schon in der Planung alle Arbeitsplätze mit den nötigen Anschlüssen zu versehen und über Kabelkanäle, Bodenleisten oder Tischdurchführungen nachzudenken. Auch an Reserveanschlüsse sollte man denken. Große Geräte wie Multifunktionsdrucker sollten außerdem in einer eigenen Ecke stehen, um Lärm und Gerüche vom Arbeitsbereich fernzuhalten.

Keine Angebote vergleichen

Auch wenn es unter Umständen sehr zeitintensiv sein kann, sollte man beim Büro Einrichten nicht darauf verzichten, Angebote zu vergleichen – und das nicht nur beim Preis. Ebenso wichtig sind Qualität, Garantien, Lieferzeiten und Montagekosten. Diese unterscheiden sich teilweise erheblich. Besonders die Liefer- und Aufbauzeiten werden gern unterschätzt, können aber entscheidend sein, wenn das Büro zu einem festen Termin fertig sein muss. Auch Rückgabebedingungen spielen eine Rolle, falls etwas doch nicht passt oder ergonomisch nicht überzeugt.

Fazit: Büro einrichten

Ein gut geplantes Büro entsteht nicht zufällig, sondern durch klare Entscheidungen und einen Blick für Details. Wer sich frühzeitig mit Grundriss, Licht, Akustik, Technik und Ergonomie beschäftigt, schafft eine Umgebung, in der Arbeiten leichter fällt und Abläufe sinnvoll ineinandergreifen. Besonders kleine Unternehmen profitieren davon, Raumreserven, Stauraum und zukünftiges Wachstum gleich mitzudenken, statt später teuer nachrüsten zu müssen. Am Ende lohnt sich die investierte Zeit doppelt: Man bekommt nicht nur ein funktionales und professionelles Büro, sondern auch einen Ort, an dem das Team gern arbeitet und sich wohlfühlt.

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